“De duidelijke meerwaarde van drukwerk”

• Bron:
  • Werktrends

“De ‘revival of print’ is ingezet”

Printen in zwart-wit? Kan. Bijvoorbeeld als het om e-mails of archiveringsdocumenten gaat. Maar wil je écht impact maken? Geef dan kleur aan de juiste documenten.

Kleurgebruik heeft een positieve werking op het doel dat je beoogt met een bepaalde uiting of document. Kleur geeft documenten kracht en maakt ze uitnodigend om naar te kijken. Maar met welke documenten maak je nu de meeste impact, als je kiest voor kleur?

Dat kleur een positief effect heeft, weet iedereen. Tal van wetenschappelijke onderzoeken en psychologische studies wijzen dit ook uit. In mijn eerste artikel vertelde ik over het effect van kleurenprints. In dit artikel ga ik graag dieper in op het type documenten waarbij een kleurenprinter absoluut het verschil maakt.

Externe communicatie: maak een kwaliteitsstatement
Allereerst is daar natuurlijk de externe communicatie. Nette brieven met een standaard briefhoofd, offertes, contracten en facturen. Kortom: alles wat de deur uitgaat en waar het bedrijfslogo opstaat. Deze externe documenten verdienen het om geprint te worden in kleur. Hierdoor straal je professionaliteit uit én maak je een echt kwaliteitsstatement.

Brand identity 
Door externe documenten netjes uit te printen in een mooie kleurcombinatie – bijvoorbeeld passend bij de huisstijl – zorg je tegelijk voor extra herkenbaarheid bij klanten, relaties en leveranciers. Het draagt bij aan je brand identity. Zo is het in veel organisaties zelfs beleid om het bedrijfslogo áltijd in kleur te printen.

Urgentie en vertrouwen
Daarbij wijst onderzoek ook uit dat externe documenten in de juiste kleuren het gewenste gevoel kunnen aanwakkeren. Print je bijvoorbeeld een factuur in zwart-wit? Dan oogt deze niet zo aantrekkelijk. Gebruik je daarentegen de kleur geel? Dan verhoog je het gevoel van urgentie. Kies je voor blauwe kleuraccenten? Dan straal je professionaliteit en vertrouwen uit, passend bij bijvoorbeeld offertes of klantpresentaties.

Intern: presentaties, grafieken en infographics
Ook met interne communicatie wil je vaak een bepaalde impact maken. Denk aan een hand-out voor een training of presentatie aan collega’s. Dan wil je dat de deelnemers lang geconcentreerd blijven, dat ze de informatie goed kunnen onthouden én dat deze ook echt lang bijblijft. Slim kleurgebruik draagt hieraan bij.

Misschien gebruik je tijdens de training ook nog grafieken of infographics. Ook dan is kleur onmisbaar: een grafiek met verschillende lijnen is immers minder snel te begrijpen als je kiest voor drie verschillende grijstinten, die nauwelijks van elkaar te onderscheiden zijn. Kies je daarentegen voor kleur? Dan bied je structuur, overzicht en begrijpen collega’s sneller wat er staat. Mission complete!

Kleurgebruik? Houd balans
Met kleur maak je dus meer impact op de lezer of ontvanger. Maar let op: overdrijf het niet. Jouw document of presentatie hoeft geen Picasso te zijn! Bedenk dat de basistoon van papier altijd wit is. Een volledig gekleurde factuur of presentatie kan juist afleiden. Zorg voor een prettig evenwicht. Ga voor mooie kleuraccenten, die het onderscheid tussen vorm en inhoud extra benadrukken.

Zwart-wit: niet onderschatten
Printen in kleur? Zeker, maar onderschat ook het belang van zwart-witprints niet. Soms is het zelfs een vereiste, denk aan richtlijnen bij archivering van belangrijke documenten, zoals een auditverslag. En in een bedrijf is het vaak handig om zo nu en dan eens een e-mail van een collega met belangrijke informatie uit te printen. Ook dan kan een zwart-witprintje volstaan.

Ga na: waar komt de printer terecht?
Dus, kies je voor kleur of zwart-wit? Het een sluit het ander niet uit. Mijn tip: ben je toe aan nieuwe printers? Bouw dan eerst een moment van reflectie in. Bedenk op welke afdeling de printer straks komt te staan en welke documenten daar worden geprint. Zo zal de inkoopafdeling enorm gebaat zijn met een kleurenprinter, voor professionele facturen en contracten in kleur. Hetzelfde geldt voor marketing of de R&D-afdeling. Terwijl het archief juist gebaat kan zijn met een zwart-witprinter, in verband met actuele archiveringseisen.

Bedenk dus altijd: waar komt de printer te staan en welke impact wil je maken? Pas daar jouw printerpark op aan. Dan maak je pas écht het verschil.

Factureren per post duur?

Het klinkt heel logisch en steeds meer bedrijven doen het; digitaal factureren. Op het eerste gezicht lijkt deze oplossing veel kosten te besparen. Geen portokosten, minder gebruik van papier en enveloppen en niet te vergeten de werknemer die de facturen insteekt. Onder aan de streep blijkt dit echter heel anders uit te pakken.

Het Deense bedrijf Natur-Energi heeft onderzoek gedaan naar de effecten van digitale facturatie t.o.v. facturatie per post. Hun huidige systeem bestaat uit het digitaal factureren van klanten. Om te achterhalen of het versturen van een papieren factuur de betalingssnelheid zou bevorderen, hebben zij een testgroep van 2.879 nieuwe klanten geselecteerd.

Het betalingsgedrag van deze klantengroep werd vervolgens twee maanden lang zorgvuldig gevolgd en vergeleken met het betalingsgedrag van de huidige klanten die digitale facturen ontvangen. Het onderzoek toonde aan dat aan 59% van de klanten, die een factuur via e-mail hadden ontvangen, een betalingsherinnering moest worden gestuurd. Dit t.o.v. slechts 29% van de klanten die een papieren factuur hadden ontvangen. 80% van de klanten die een digitale herinnering hadden ontvangen, belden naar de organisatie om aan te geven dat zij de eerste factuur niet hadden ontvangen of de factuur wellicht in de SPAM-filter terecht was gekomen. Slechts 50% van de klanten die een herinnering per post hadden ontvangen namen contact op met de organisatie.

De grote stroom aan telefoontjes legt een grote druk op de telefooncentrale en het personeel van de klantenservice en blijkt ongeveer € 7 per gesprek te kosten. Kortom, de additionele kosten van digitale facturering liggen veel hoger dan bij papieren facturering. Uit het onderzoek bleek dat de gemiddelde kosten per klant om betaald te krijgen bij digitale facturatie € 4,28 per klant is t.o.v. € 2,42 per klant bij een papieren factuur.

Uit het onderzoek kan geconcludeerd worden dat nieuwe klanten hun facturen later betalen als zij de factuur via e-mail i.p.v. via post ontvangen. Daarnaast blijkt zelfs dat het versturen van facturen via e-mail tot een stijging van de totale kosten leidt. Ofwel; het versturen van facturen per post leidt zowel tot sneller betalingsgedrag als tot lagere kosten voor de organisatie. CFO Gert Lund Storgaard: “Liquiditeit is een belangrijke succesfactor in een nieuw en snel groeiend bedrijf. Om deze reden zullen we doorgaan met het versturen van fysieke facturen naar nieuwe klanten.”

bron: www.envelopes.buhrmannubbens.com

Nederlands personeel kan 3,5 dag per maand tijd winnen

maandag, 11 december, 2017

Ricoh Nederland – Nederlandse medewerkers geloven dat ze met betere toegang tot technologie tot wel 3,5 werkdag per maand zouden kunnen besparen. Dit komt uit een onderzoek uitgevoerd door Ricoh.

Uit het onderzoek kwam naar boven dat van de 3.600 werknemers in Europa bijna de helft (47%) er niet van overtuigd is dat ze met de huidige technologie op hun werkplek het productiefst kunnen zijn. De enquête laat een duidelijk verlangen naar digitaal versterkte werkplekken zien. 59% gelooft dat meer innovatieve technologieën een positieve invloed zou hebben op hun werkdag.

Maurits Aalders, Director Marketing, Ricoh Nederland stelt: “Uit ons onderzoek blijkt duidelijk dat werknemers in heel Europa productiever willen worden. Een betere toegang tot technologie heeft voordelen voor de organisatie en de medewerker. Het bespaart tijd en geld doordat slimmer werken erdoor wordt versterkt.”

De hoeveelheid tijd die volgens medewerkers elke maand bespaard kan worden door technologie te gebruiken om slimmer te werken, varieert binnen Europa. In Frankrijk geloven werknemers dat het hun 1,8 dagen per maand zou opleveren, tegenover 5,6 dagen in Rusland – dat is meer dan een hele werkweek. Onderstaand een overzicht van de besparingen per land in aantal dagen:

Land	Dagen		Land	Dagen
Rusland	5,6		Polen	3,4
Slovakije	4,2		Zwitserland	3,4
Tsjechië	3,8		VK & Ierland	3,2
Duitsland	3,8		Turkije	3,2
Hongarije	3,8		Spanje	3,1
Noorwegen	3,8		Oostenrijk	2,9
Zweden	3,6		Finland	2,8
Italië	3,5		Denemarken	2,1
Nederland	3,5		België & Lux.	1,8
Portugal	3,5		Frankrijk	1,8
Europees gemiddelde	3,5

Aalders gaat verder: “Werknemers begrijpen welke positieve rol nieuwe technologie kan spelen bij de groei van hun organisaties. Om daaraan te kunnen bijdragen moeten managers nu nadenken over hoe ze nieuwe digitale technologieën kunnen gebruiken om verborgen productiviteit vrij te maken, flexibiliteit te verhogen en de wendbaarheid van hun organisaties te verbeteren.”

Lees meer op www.ricoh.nl/thoughtleadership.

Informatie voor redacteurs:

Aantal bespaarde dagen per maand = (‘Gemiddeld aant. minuten dat respondenten meldden dat ze kunnen besparen’ x ‘aantal werkdagen per jaar in land’) / 12 / 60 / 7.5  Aantal werkdagen per jaar = ‘252 (totaal aantal werkdagen in 2017) – minimum vakantietoeslag in elk land‘

Bijen redden met gezoet papier

• Bron:
  • Material District

‘Papier heeft iets dat digitale media niet hebben en nooit zullen krijgen’, stelde volksfilosoof Prof. Dr. Bas Haring tijdens The Art of the New. Tijdens dit event stond de rol van papier in het veranderende media landschap centraal.

The Art of The New was gericht op professionals uit de communicatie- en grafimediamarkt. Een belangrijk deel van het publiek geeft daar dagelijks invulling met professionele activiteiten en verdient binnen de keten een boterham als leverancier van het produceren van papieren communicatie. Dagvoorzitter Brechtje de Leij, ‘lady geek’, riep haar toehoorders op om elkaar te versterken in de visie op de toekomst van papier. ‘Want de rol van papier is nog lang niet uitgespeeld, vertelde zij enthousiast. ‘Online doet z’n best, maar wordt nooit hét echte alternatief voor papier. Mensen houden van ‘iets’ tastbaars en dat creëren jullie’, was haar boodschap.

De juiste balans

Gastheer Sander Sondaal, Directeur Commercial and Industrial Printing bij Ricoh Nederland, plaatste de rol van papier in een wereld die verandert. ‘Er is iets aan de hand buiten en dat heeft impact op onze business’, stelde hij. ‘Dat heeft te maken met marketing automatisering. Dat is mooi, maar ook een bedreiging. Bij marketing ging het vroeger om creativiteit, tegenwoordig om data. Automatisering gaat ten koste van de creativiteit. De kunst is om de juiste balans te zoeken en te vinden. Je hebt emotie nodig voor aankoopbeslissingen en daar biedt papier uitkomst voor. Dat besef lijkt in de marketing wereld door te dringen. Een boodschap overbrengen op papier in combinatie met online communicatie zie je dan ook steeds meer. Papier is tastbaar en versterkt de boodschap door het gebruik van heldere en opvallende kleuren en diverse veredelingstechnieken.

Over honderd jaar

Keynote Prof. dr. Bas Haring sloot naadloos op dit betoog aan. Hij staat bekend als een liefhebber van papier en hield dan ook een vurig pleidooi voor dit medium. Haring beweerde dat papier ‘iets’ bijzonders en een aantal onvervangbare objectieve kwaliteiten blijft houden.  Zo heeft hij het over de  waarde van papier. Communicatie op papier voelt vaak persoonlijker dan een mail die in je overvolle inbox belandt. Daarnaast benoemt Haring de fysieke component van papier. We kunnen het papier aanraken en daarom al onze zintuigen gebruiken om papier te ‘ervaren’, wat bij digitale media niet mogelijk is. Die eigenschappen blijven de komende honderd jaar relevant voor de functie van papier. Papier in de vorm van drukwerk biedt voordelen voor de gebruiker en voor de maker / afzender. Dat is niet generatie gebonden. Papier heeft iets dat digitale media niet hebben en nooit zullen krijgen. Dat maakt het waardevoller en in een aantal toepassingen zelfs effectiever en efficiënter.’

Grote uitdaging

De afsluitende paneldiscussie leverde niet al te veel vuurwerk op. Daarvoor waren de belangen van panelleden – leveranciers binnen de grafimediamarkt – te eensgezind. Wel werd er gesteld dat niet alleen de rol van papier, maar ook die van grafimediabedrijven, verandert. Van makers naar communicatieadviseurs. Dat zie je in de praktijk nog maar mondjesmaat overtuigend gebeuren. Op de stelling of marketeers voldoende op de hoogte zijn van de nieuwe mogelijkheden met digitaal print was het antwoord: “Onvoldoende”. Hoe dat komt? ‘Omdat wij dat onze klanten niet vertellen’, biechtte een in de zaal aanwezige drukker eerlijk op. Daar ligt voor alle partijen in de keten nog een grote uitdaging. Daarnaast is het belangrijk dat grafimediabedrijven een duidelijke koers varen. Zijn ze op zoek naar waarde, bijvoorbeeld het toevoegen van een vijfde kleur, of juist hogere oplages met als resultaat meer marge op bestaande opdrachten? Beide strategieën bieden goede mogelijkheden. Wat de juiste keuze is voor een bedrijf hangt af van verschillende zaken zoals het businessmodel, de missie en de infrastructuur.

Dat de nieuwste mogelijkheden met print, die tijdens The Art of the New werden gepresenteerd, veel kansen bieden, daarover was iedereen het eens. De kunst wordt “hoe overtuig ik mijn klant en welke keuze maak ik als ondernemer?”. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Credit foto’s: Giuseppe Toppers, Danto

Het leven begint met een geboortekaartje en sluit af met de rouwkaart. Tussen die twee momenten sturen we elkaar miljoenen wenskaarten.

Kaartjes versturen is een kwestie van grote getallen. Postbedrijf PostNL ontfermde zich vorig jaar over zo’n 85 miljoen kaarten. Concurrent Sandd, die een eigen, goedkopere postzegel introduceerde, verkocht daarvan ten minste 12 miljoen.

De postverzenders hebben het er druk mee, zeker rond de feestdagen. Om de kerstpost snel te verwerken worden extra mensen ingezet, aangevuld met tijdelijke krachten. In de decembermaand maken de chauffeurs extra ritten langs postkantoren en pakketpunten. In die maand worden de 16.000 brievenbussen in ons land ook op zondagen geleegd. Rond de feestdagen werden er in het afgelopen jaar zelfs tijdelijk 1700 extra kartonnen brievenbussen geplaatst in de postkantoren. Met name zakelijke kerstkaarten worden steeds vaker online besteld. De online drukkers melden een flinke groei, tot soms wel 50 procent.

Een winkel kan een serieuze omzet behalen met de verkoop van wenskaarten, zo blijkt uit onderzoek van de tabaks- en gemakswinkels. In 2016 bedroeg de gemiddelde omzet van wenskaarten per winkel €40.475.

Per saldo worden er minder kaartjes verstuurd en dat heeft natuurlijk te maken met de opkomst van het gebruik van online communicatiemiddelen. Maar die opkomst heeft twee gezichten. De drempel om een boodschap of felicitatie via social media te versturen is bijzonder laag. Tegelijkertijd vindt men het belangrijk dat een bericht persoonlijk en oprecht is. Nederlanders communiceren steeds vaker online, maar zelf worden ze liever via offline communicatiemiddelen benaderd. Het liefst ontvangen Nederlanders een handgeschreven kaart, en dan gaat de voorkeur uit naar een verjaardagskaart.

Het Nibud vindt dat bedrijven en organisaties belangrijke informatie altijd zonder kosten per post moeten opsturen. En dat moet ook eenvoudig te regelen zijn.

• Bron:
  • NOS